Construire une présentation équivaut à construire une histoire. Le type et la structure de cette histoire constituent la colonne vertébrale de votre présentation.

Une présentation de qualité ressemble de très prêt à un scénario. Elle comporte en effet:

• Un commencement, un milieu et une fin

• Une structure interne clairement identifiable

• Un premier tournant qui capte l’attention et l’intérêt de l’auditoire et éveille sa curiosité

• Un commencement et une fin plus courts que le milieu

Les deux moments déterminants:

• La transition entre le commencement et le milieu

• La transition entre le milieu et la fin.

L’idée Phare

Une idée phare est un message clé que vous tenez à communiquer. Il contient l’élan qui pousse l’auditoire à changer de route et de destination. C’est le fil directeur de votre présentation.

Une idée phare doit:

• Communiquer un enjeu c’est-à-dire pourquoi votre public devrait se sentir concerné au point de se ranger à votre point de vue. Communiquer un enjeu aide le public à se rendre compte que sa participation est essentielle et qu’il peut être le héros de la situation. Si vous ne donnez pas une bonne raison de passer à l’action, votre idée phare ne passera pas.

• Être exprimer sous forme d’une phrase complète. Cela vous oblige à utiliser un sujet et un verbe. Posez-vous la question suivante ? De quoi parle votre présentation ? D’un nouveau logiciel ? Ceci n’est pas une idée phare, car ce n’est pas une phrase complète. Essayez plutôt: « ce logiciel rendra votre équipe plus productive et vous rapportera un million d’euros sur 2 ans »… La présence d’un pronom à la deuxième personne est un bon signe: cela veut dire que vous vous adressez à un interlocuteur.

Les différents types de structures

Les structures théâtrales

Héritage de l’art théâtral des tragédies grecques, cette structure en trois actes est efficace et connue de tous. Les pièces de théâtre grecques décomposent l’histoire en trois actes :

• Acte I : il vise à poser le décor, à présenter les principaux protagonistes et mettre en lumière l’objectif à atteindre ;

• Acte II : il va développer la situation et explorer le comportement et les réactions du héros (… de l’entreprise) face aux problématiques qui s’imposent à lui/elle ;

• Acte III : c’est le moment des choix qui doivent résoudre la problématique.

Les structures rhétoriques

Thèse/antithèse/synthèse

Cette structure classique permet de présenter l’ensemble des facettes d’une situation. Adaptée au milieu professionnel, une telle structure permet, par exemple, dans les parties « thèse » et « antithèse » de mettre en lumière les avantages puis les inconvénients d’un projet.

La dernière partie, la synthèse, proposera alo

rs les solutions et le plan d’action(s) pour la mise en œuvre.

Structure déductive

Autre grand classique de notre mode de pensée cartésien, la structure déductive est caractérisée par la séquence :

• Définition du contexte ou de la problématique

• Exploration et analyse de chacun des thèmes ou angles de vue

• Présentation des conclusions.

Ce type de structure permet de sécuriser progressivement l’adhésion de l’audience avant de présenter les conclusions.

Structure affirmative

Cette structure commence par les conclusions et, ensuite explique pourquoi et de quelle manière ces conclusions sont valables. Elle permet généralement d’obtenir plus rapidement une prise de décision.

Les structures classiques de l’univers professionnel

Il existe quelques structures que l’on retrouve régulièrement dans le monde de l’entreprise. Classiquement, lorsqu’un manager est sollicité pour réaliser une présentation, celle-ci appartient à l’une des catégories suivantes en fonction des objectifs visés :

• Obtenir une validation ;

• Réaliser un point d’étape ;

• Expliquer des conclusions ;

• Initier le changement.

Structure pour obtenir une validation de projet

Dans cette structure, on va rappeler à l’audience l’existence d’un problème et/ou d’une difficulté rencontrée et en quoi cela pénalise l’entreprise.

Dans un deuxième temps, la solution à ce problème sera présentée, ainsi que les moyens pour la mettre en œuvre. Enfin, les bénéfices attendus de la mise en œuvre de la solution seront exposés afin de fournir à l’audience toutes les bonnes raisons pour qu’elle donne son accord.

Structure pour réaliser un point d’étape

Cette structure s’utilise dès lors que nous sommes dans le contexte de mise en œuvre d’un projet ou de plans d’action sur une période longue.

Il faut tout d’abord refaire une brève présentation du contexte, de la séquence de déroulement attendu et de notre position temporelle actuelle dans cette séquence.

Il est important de dresser l’état d’avancement des actions : présenter ce qui a été réalisé ou terminé ainsi que ce qui est en cours. Sont ensuite abordées les difficultés rencontrées, et les propositions d’actions correctives.

On termine par une remise en perspective des prochaines étapes à court terme et des dates des prochains « points d’étape ».

Structure pour expliquer des conclusions

Cette structure va, dans un premier temps, rappeler le contexte de l’analyse et repositionner dans l’esprit de l’audience les différentes questions et objectifs poursuivis au cours des travaux de recherche.

Ensuite, les conclusions seront présentées de manière générale, l’ensemble formant alors un tout cohérent.

Dans un troisième temps, chacune des conclusions fera l’objet d’une explication quant aux éléments identifiés au cours de l’analyse qui ont permis de faire émerger la conclusion.

Cette structure s’appuie sur une logique de présentation qui vise à affirmer les résultats obtenus (les conclusions) puis à apporter la preuve de la solidité des conclusions.

Structure pour initier le changement

C’est sans doute l’une des structures les plus importantes pour la dynamique d’une entreprise. Cette structure d’appel à l’action vise à provoquer sur l’audience l’envie et la volonté de changer.

Il est nécessaire de pouvoir, dans un premier temps, faire comprendre à l’audience qu’il n’est pas envisageable de ne pas changer. L’accent sera mis sur les conséquences négatives pour l’entreprise d’un statu quo.

Une fois établie la légitimité de changer, la vision du futur et les nouveaux objectifs à atteindre seront présentés sous forme synthétique puis sous forme détaillée. Les outils, moyens et ressources qui seront mis à contribution pour opérer ce changement seront clairement identifiés.

La dernière partie sera consacrée à la présentation du plan d’action à mettre en œuvre et au calendrier des changements souhaités afin que l’audience évolue dans une dynamique planifiée de changement.

Exploiter différents outils et méthodes d’élaboration

Il existe un grand nombre d’approches et d’outils qui peuvent nous permettre de concevoir notre présentation.

Certains mettent l’accent sur la création du contenu, d’autres sur l’organisation de celui-ci.

L’élaboration par l’expérience selon Carmine Gallo

Carmine Gallo est un expert nord-américain en communication et en présentation

La philosophie de présentation proposée par Carmine Gallo est tournée vers l’expérience que va vivre l’audience. Il est donc primordial de construire une histoire solide et une structure narrative efficace.

La présentation doit remplir trois critères d’efficacité :

• Être convaincante : recherche d’arguments clés et mise en avant des avantages ;

• Être mémorable : des moments intenses doivent être inclus, une certaine « dramatisation » parfois ;

• Être modulable : dosage de la quantité d’informations et de détails en fonction des circonstances.

La notion d’ »histoire » est au cœur de la réflexion. Il faut donc mener les actions suivantes :

• Définir la finalité de l’histoire ;

• Élaborer une structure simples en trois parties ;

• Créer des titres simples et courts ;

• Poser le problème ;

• Révéler les solutions.

L’élaboration par la contrainte selon Guy Kawasaki

Pour Guy Kawasaki, il faut éviter les présentations trop longues, faiblement dynamiques et vectrices d’ennui. Pour cela, il préconise une conception faite de contraintes.

C’est la règle des 10/20/30 :

• Pas plus de 10 diapositives ;

• Une durée maximale de 20 minutes ;

• Du texte écrit en police 30 minimum.

C’est une règle applicable dans les situations où l’on cherche à convaincre rapidement son audience de l’intérêt de travailler ensemble (proposition commerciale, recherche de partenaires…). L’objectif est dépurer la présentation pour se consacrer sur l’essentiel.

L’élaboration par le rythme selon Seth Godin

La présentation est fondée sur la notion de rythme. C’est la multiplication du nombre de diapositives, afin que chacune d’entre elles soit épurée. L’idée est qu’en ne présentant visuellement que l’argument sur lequel l’orateur porte son discours, l’expérience est fluide pour l’audience et donc l’attention est augmentée.

Le mind map ou carte heuristique

Cette technique, développée par Tony Buzan, permet de représenter visuellement et de manière ordonnée une grande quantité d’informations. Au-delà de la structuration des idées, il est possible de représenter les liens entre les différents composants.

La représentation visuelle ainsi obtenue est nommée « mind map » en anglais ou carte heuristique.

La démarche à suivre est la suivante :

• Démarrez toujours avec votre point d’ancrage au centre d’une feuille de papier tournée horizontalement.

• Ajoutez des images, des icônes pour stimuler votre cerveau ;

• Utilisez de la couleur pour formaliser et catégoriser les différentes thématiques et idées ;

• Hiérarchisez vos idées entre elles. À partir du thème central, faites les liens avec les thèmes secondaires.

• Synthétiser vos idées en vous efforçant de ne noter qu’un seul mot sur chaque ligne ou branche ainsi obtenue.

Le chemin de fer

Dans le monde de la presse, le « chemin de fer » est la représentation visuelle de l’ensemble des pages constituant une édition. Cette série de pages est traditionnellement affichées sur un mur afin d’être visible par tous, l’idée étant de pouvoir construire rapidement sa propre représentation mentale de la fluidité et de la cohérence de l’ensemble des sujets abordés.

Ce système peut s’appliquer à Powerpoint, d’autant plus qu’il existe un mode d’affichage de diapositives, le mode Trieuse de diapositives, qui reproduit le concept du chemin de fer.

La méthode serait d’utiliser dans un premier temps le Post-it. Chaque Post-it contiendrait les informations suivantes :

• Thématique abordée ;

• Idées clés ou arguments ;

• Schémas.

• Il s’agit ensuite de reproduire le contenu de ces éléments sur les diapositives puis, en mode Trieuse, d’apprécier la logique de l’ensemble voir d’effectuer des modifications d’ordre logique.

Processus de structuration

Génération d’idées

• Réunissez, créez et engranger autant d’idées que possible.

Tri

• Triez vos idées pour ne conserver que celles qui étayent votre idée phare.

Regroupement

• Regroupez vos idées par thème.

Création de messages

• Transformez vos thèmes en des messages à charge émotionnelle exprimés en une phrase.

Remise en ordre des messages

• Rangez les messages dans l’ordre qui a lle plus d’impact.

Ajout d’arguments

• Chaque message a besoin d’arguments qui l’étayent sous forme de diapos.

Renforcement des transitions

• Une bonne transition assure la cohérence de l’ensemble. Assurez-vous d’avoir un commencement, un milieu et une fin soutenus par des tournants solides.

Vérification du contraste

• Vérifiez que vous jouez des contrastes d’émotion et de forme.

Visualisation du message

• Convertissez les mots en images.

Gérald VIGOUROUX

Formateur Consultant Consultant

Diapo Designer