Les diapos servent de soutien visuel efficace pour renforcer le message du présentateur. Les véritables présentations se focalisent sur le présentateur et les idées et concepts qu’il souhaite communiquer.

Les diapos renforcent visuellement le contenu sans distraire l’attention, permettant à l’auditoire de se concentrer sur les deux.

Se poser les bonnes questions

Transmettre des informations : l’objectif primordial

La raison d’être d’une présentation est la transmission d’informations. Tout part donc de l’idée, du concept que l’on souhaite transmettre à l’audience.

À partir de ce point de départ, la stratégie de transmission de l‘information peut être définie et les différents composants nécessaires à la réalisation de la présentation être élaborés.

Si l’objectif principal de la présentation n’est pas clairement défini, le résultat ne sera pas à la hauteur des attentes de l’audience. La transmission d’un message nécessite d’abord l’absence totale d’ambiguïté quant au message en lui-même.

Les différentes étapes de la transmission

La réflexion

Au départ, ce message est élaboré à partir d’une série d’informations disponibles pour le concepteur. Lors de la préparation d’une présentation, ces informations sont formalisées, triées, ordonnées, synthétisées pour enfin aboutir à la définition d’un message.

La structuration

Il s’agit d’organiser un plan en fonction des objectifs et des contraintes. Ce plan sera la colonne vertébrale du projet et doit être défini en fonction des enjeux et du contexte du projet.

La conception

Ensuite vient la phase d’élaboration, de conception de la présentation. Elle consiste en la formalisation du message et des informations sous-jacentes dans un support visuel doublé d’un script narratif.

La restitution

Enfin, lors de la présentation elle-même, ce message et ces informations vont être transmis à l’audience pour qu’elle se les approprie. Ceci va nécessiter pour l’audience un travail d’écoute puis d’assimilation.

Les composantes d’une présentation

Une présentation est un échange, une conversation entre vous et l’audience. Cette conversation va avoir recours aux outils de communication que sont le support visuel et votre discours, ainsi qu’à tout autre élément, média ou objet que vous jugerez pertinent d’inclure pour soutenir votre message.

Les présentations les plus mémorables sont celles où il y a une parfaite adéquation entre l’objet de la présentation, les éléments visuels, narratifs ou scéniques et l’orateur.

Les composantes

Le message

Il est l’élément essentiel que vous souhaitez transmettre à votre audience. Nous pouvons le décrire à l’aide des éléments suivants :

• L’idée maîtresse ;

• Les hypothèses ou faits soutenant cette idée.

Le véhicule ou support visuel

C’est le réceptacle du message. C’est le seul élément que votre audience aura sous les yeux durant toute votre présentation. Le support visuel doit, pour être efficace, obéir à un certain nombre de règles.

• Sens de lecture : l’élaboration du support visuel doit s’appuyer sur les principes du design visuel ; en fonction des origines géographiques et culturelles de votre audience, le sens de lecture ne sera pas le même.

• Le cadre visuel : nous sommes confrontés à la problématique d’une utilisation optimale d’un espace délimité dont on ne peut sortir.

• Le fond d’écran : c’est une image, une couleur qui résidera de façon permanente en arrière-plan de la présentation. En fonction du modèle utilisé ou imposé, il peut contenir différents types de contenu, des éléments de la charte graphique de votre entreprise.

• La couleur : elle sera en contraste avec le fond d’écran. Elle peut s’appliquer aux textes et aux éléments graphiques qui constitueront le contenu de votre support.

• Le texte : phrases complètes ou abrégées, en version « puces », le texte est l’affirmation du message que l’on souhaite faire passer.

• Les éléments graphiques : photos, diagrammes ou graphiques, ce sont des éléments qui permettent d’illustrer une idée, un concept ou une situation.

Le mode de narration

La présentation est avant tout portée par l’orateur. Cela se matérialise par la manière dont il va s’adresser à son audience pour délivrer son message. Si l’on souhaite offrir aux participants un moment inoubliable, le mode de narration est un élément clé.

6 caractéristiques permettent d’incruster une idée pour longtemps dans la mémoire.

• Simplicité : ne parler que de l’essentiel ;

• Inattendu : créer la surprise et le suspens ;

• Concret : donner des éléments frappant pour faciliter la compréhension ;

• Crédibilité : faciliter l’adhésion aux idées émises ;

• Émotion : permettre l’empathie et l’association ;

• Histoire : savoir raconter en illustrant par des anecdotes pertinentes.

L’orateur

• « Messager » par excellence, il est celui qui va délivrer l’histoire. Sa présence scénique et sa capacité à gérer les différents moments clés d’une présentation (introduction, conclusion, interruptions et questions-réponses) vont contribuer à ancrer le message dans l’esprit de l’audience.

• Sa maîtrise de la dynamique d’interaction avec son audience (message oral, silence, interpellation, modulation de la voix) contribue à donner de l’énergie à la présentation.

Le support écrit

• De préférence, le support écrit ne doit pas être une version papier du support visuel.

• Un tel support doit répondre à plusieurs objectifs :

• Soutenir et renforcer le message visuel ou oral ;

• Aider à la mémorisation par l’audience ;

• Faciliter la prise de notes au cours de la présentation.

Cerner les objectifs

L’hexamètre de Quintilien est très utile pour cerner les objectifs et les informations à présenter dans une Présentation Powerpoint.

On l’utilise en répondant à une suite de questions clés.

• Qui ? Cernez bien l’auteur : est-ce l’entreprise, un service, une personne ?

• Dit quoi ? Ici dégagez les sections qui seront développées (nous parlerons de ceci, de cela, puis de ceci…). Autres pistes à vous préciser : s’agit-il d’un message d’information, un point sur une situation donnée ? Un document destiné à faire agir ou réagir ?

• À qui ? Qui lira le message ? Que sait-il du sujet ? Pourrez-vous, ou non, utiliser des termes techniques ?

• Pourquoi ? Précisez ou faites-vous préciser les enjeux (plus ils seront forts, plus il vous faudra peaufiner la mise en pages du diaporama).

• Comment ? Comment la présentation sera-t-elle diffusée (sur grand écran, sur PC, mise en ligne sur page Web, l’intranet ou un extranet, présentée sur borne interactive). Des personnes seront-elles tentées d’imprimer certaines pages ? Le diaporama sera-t-il diffusé en format PDF ? Quel masque utiliser ?

• Avec quels éléments de départ ? Allez-vous récupérer des données ? Auprès de qui ? Sous quel format ?

• Quand ou pour quand ? De combien de temps disposez-vous pour créer cette présentation ? Quand devez-vous la livrer ?

Gérald VIGOUROUX

Formateur Consultant Concepteur

Diapo Designer

https://www.geraldvigouroux-formation.com/diapo-design